Tips Memilih Vendor Pameran yang Tepat

Vendor pameran bukan hanya sekadar jasa, namun bisa menjadi fondasi yang penting dalam menentukan kesuksesan suatu acara seperti pameran. Terlebih, dalam event tersebut setiap detail bisa menentukan kesan yang akan dibawa oleh pengunjung. Tidak sedikit brand yang ingin tampil maksimal, namun tidak semuanya dapat mengeksekusi konsepnya.

 

Pentingnya Peran Vendor dalam Kesuksesan Pameran

Tidak sedikit penyelenggara event pameran yang kurang menyadari bahwa sebagian besar permasalahan yang terjadi di lapangan biasanya muncul lantaran pemilihan vendor yang kurang tepat. Padahal, peran para vendor terbilang cukup krusial, mulai dari perencanaan teknis, instalasi, operasional hingga visual keseluruhan acara.

 

1. Vendor membantu eksekusi teknis yang rapi dan terstruktur

Sebagai penyelenggara, Anda mungkin memiliki konsep yang berbeda, namun belum memiliki gambaran detail bagaimana mewujudkannya. Di sinilah vendor hadir sebagai pihak yang menerjemahkan ide-ide menjadi bentuk yang lebih nyata. Peran yang dimaksud tentu tidak sekadar pendirian booth, namun memastikan semuanya berjalan sesuai standar.

Vendor berpengalaman juga mampu membaca potensi risiko sebelum terjadi. Misalnya, mereka dapat memperkirakan titik-titik keramaian yang berpotensi menjadi bottleneck, memastikan kebutuhan dan tambahan daya listrik hingga memastikan layout yang kurang efektif. Mereka juga menyediakan opsi solusi yang efisien tanpa mengubah konsep.

Tidak hanya itu, para vendor yang sudah profesional juga telah memiliki SOP yang jelas, crew yang sudah terlatih hingga timeline yang sudah terukur. Dengan begitu, proses instalasi hingga pembongkaran venue pameran bisa selesai dengan tepat dan menyesuaikan jadwal yang telah dirancang sebelumnya.

 

2. Vendor akan menjamin kualitas visual dan pengalaman pengunjung

Dalam pameran mana pun, visual menjadi daya tarik utama. Baik itu backdrop, lighting hingga properti pada booth, semua elemen visual tersebut akan menjadi daya tarik bagi para pengunjung. Ketika Anda salah memilih vendor pameran, visual yang muncul bisa saja terlihat murahan dan tidak optimal sehingga merusak pengalaman pengunjung.

Vendor yang profesional tentu memiliki standar teknis yang kuat guna mendukung setiap kliennya. Mereka mengetahui bagaimana warna tetap tampil bagus di bawah cahaya tertentu, bagaimana menyusun backdrop agar tampak simetris hingga bagaimana membuat booth tetap stabil meskipun ramai pengunjung.

Terlebih, saat ini pengalaman pengunjung pameran juga tidak hanya sebatas pada visual. Para pengunjung juga dapat dilibatkan untuk mencoba bahkan berinteraksi dengan properti yang ada. Vendor yang kreatif akan mampu memaksimalkan hal tersebut dengan menyiapkan properti tambahan seperti photobooth hingga instalasi interaktif lainnya.

 

3. Vendor profesional dapat mendukung efisiensi biaya

Banyak penyelenggara yang menganggap bahwa menggunakan jasa vendor pameran akan lebih mahal. Padahal dalam banyak kasus, menjalankan pameran tanpa vendor dapat membuat biaya semakin membengkak. Mulai dari salah perhitungan kebutuhan acara, salah memilih material booth maupun backdrop dan masih banyak lagi.

Vendor berpengalaman tahu bagaimana menyeimbangkan kualitas produk dan budget yang tersedia. Mereka juga paham dengan perangkat yang lebih terjangkau namun tetap optimal dan tidak mengurangi kualitas acara. Hal ini tentu akan membantu Anda menjaga anggaran supaya tetap stabil dan mampu memaksimalkannya pada area yang lebih penting.

Di sisi lain, vendor juga umumnya memiliki skema paket yang sudah diperhitungkan sehingga lebih efisien. Paket lengkap ini bahkan jauh lebih hemat jika dibandingkan harus menyewa atau menggunakan beberapa vendor secara terpisah. Bahkan tidak jarang, ada berbagai macam promo yang bisa didapatkan untuk event-event tertentu.

 

Layanan yang Banyak Dibutuhkan dalam Pameran

Setiap pameran umumnya memiliki kebutuhan teknis dan visual yang berbeda. Namun, ada beberapa layanan yang hampir selalu dibutuhkan guna menciptakan visual yang profesional, pengalaman pengunjung yang nyaman hingga operasional acara yang optimal. Oleh karena itu, pada sejumlah vendor pameran umumnya akan menyediakan berbagai layanan berikut:

 

1. Booth dan backdrop untuk tampilan yang profesional

Booth dapat dijadikan sebagai identitas visual selama acara pameran berlangsung. Tanpa booth yang rapi dan representatif, para tenant tentu akan kesulitan untuk menarik perhatian pengunjung. Oleh karena itu, kebutuhan desain dan instalasi yang terjamin menjadi salah satu layanan paling dibutuhkan, baik booth standar maupun custom.

Selain fungsi visual, booth juga berperan sebagai ruang interaksi antara tenant dan pengunjung sehingga material, layout hingga detail finishing dari booth tersebut sangat menentukan kenyamanan setiap orang. Vendor berpengalaman tentu tidak hanya memastikan booth menarik secara estetika, namun juga ergonomis dan stabil.

 

2. Sound system untuk kualitas audio yang jernih

Kualitas audio juga menjadi hal yang penting untuk kenyamanan para pengunjung. Tanpa adanya sound system yang memadai, para pengunjung tidak dapat mendengar informasi yang penting, terganggu oleh noise hingga membuat suasana booth pameran kosong. Anda perlu memilih vendor pameran yang sudah terbiasa dengan hal tersebut.

Vendor yang profesional tidak hanya menyediakan berbagai perlengkapan audio, namun juga engineer yang akan mengatur keseluruhan audio. Mereka akan memastikan audio tetap pas agar tidak mengganggu berdasarkan luas area maupun jumlah pengunjung. Tentunya dengan solusi audio yang efektif sehingga tetap efisien secara budget.

 

3. Jasa dokumentasi hingga photobooth

Dokumentasi seperti foto event, video cinematic hingga video highlight menjadi salah satu layanan yang paling sering dicari. Oleh karena itu, vendor pameran yang profesional akan selalu menyediakan fotografer, videografer hingga editor yang mampu memahami alur acara dan momen apa yang harus didokumentasikan guna mendukung acara pameran.

Selain itu, saat ini ada banyak penyelenggara pameran yang juga melengkapi venue dengan area photobooth guna memaksimalkan pengalaman pengunjung pameran. Tidak hanya berfoto dan mencetaknya secara langsung, saat ini ada juga vendor yang menyediakan videobooth sehingga para pengunjung mendapatkan video slow-motion yang estetik.

 

4. Sewa LED videotron untuk visual yang lebih menarik

LED videotron menjadi pusat perhatian dalam pameran untuk menampilkan visual dinamis dengan kualitas tinggi. Baik untuk menampilkan video brand, live feed acara, materi presentasi dalam sesi talkshow hingga highlight produk sehingga terlihat lebih profesional. Tidak sedikit brand yang menjadikan LED ini sebagai elemen utama dan daya tarik visual.

Hanya saja, memilih LED tidak boleh sembarangan lantaran harus menyesuaikan resolusi, ukuran panel, tingkat kecerahan hingga struktur instalasi. Vendor yang sudah berpengalaman akan memastikan instalasi LED videotron yang tepat dan aman serta menyediakan teknisi khusus guna memastikan LED berjalan tanpa gangguan.

 

5. Peralatan pendukung lain untuk operasional lapangan

Selain berbagai peralatan besar seperti booth, LED, sound hingga lightning, penyelenggara pameran juga membutuhkan berbagai perangkat pendukung yang acapkali terlupakan. Mulai dari TV display, standing banner, meja, kursi, partisi, karpet hingga berbagai peralatan instalasi termasuk kabel dan sebagainya.

Jika Anda memilih vendor pameran yang sudah berpengalaman, Anda tidak perlu mengkhawatirkan hal tersebut lantaran sudah disediakan dalam bentuk paket sehingga mempermudah operasional tenant. Layanan pendukung ini tentu akan sangat membantu untuk memastikan booth menjadi lebih rapi dan meningkatkan kenyamanan pengunjung.

 

Memilih Vendor yang Tepat Agar Tak Salah Pilih

Memilih vendor untuk pameran pada dasarnya tidak bisa dilakukan dengan terburu-buru. Ada banyak penyelenggara yang awalnya sudah merasa menemukan vendor yang tepat, namun berakhir dengan masalah ketika acara berlangsung. Untuk menghindari hal-hal tersebut, ada baiknya lakukan beberapa langkah berikut sebelum menentukan pilihan:

 

1. Cek portofolio dan pengalaman vendor

Melalui portofolio, Anda dapat melihat kualitas yang diberikan berdasarkan jenis event apa saja yang pernah ditangani oleh vendor. Vendor berpengalaman juga sudah terbiasa menangani event besar dengan standar kerja yang lebih terorganisir, crew yang banyak serta penanganan teknis yang lebih profesional.

Selain melihat foto hasil, cek juga brand apa saja yang pernah bekerjasama dengan vendor pameran tersebut. Jika kliennya lebih banyak perusahaan atau institusi besar, umumnya menandakan jika vendor tersebut kerap dipercaya dalam jangka panjang. Selain itu, vendor tersebut juga dianggap mampu memberikan hasil yang konsisten dan profesional.

 

2. Memastikan vendor memiliki peralatan sendiri

Ada sejumlah vendor yang sebenarnya hanya berperan sebagai perantara dengan menyewa alat dari vendor lain. Memang bukan suatu kesalahan, namun bisa menjadi sumber masalah lantaran kualitasnya yang sulit dijamin, ketersediaan yang tidak pasti hingga adanya risiko miskomunikasi karena banyak bergantung pada pihak ketiga.

Vendor dengan peralatan yang dimiliki sendiri cenderung lebih fleksibel dan dapat menyesuaikan kebutuhan klien tanpa harus menunggu vendor lainnya. Hal ini tentu saja sangat penting bagi para penyelenggara pameran lantaran banyak pekerjaan teknis seringkali dilakukan di waktu yang terbatas serta membutuhkan efisiensi biaya.

 

3. Perhatikan cara komunikasi dan responsivitas vendor

Vendor yang responsif, jelas menjawab pertanyaan serta ramah umumnya lebih mudah diajak bekerjasama selama proses produksi pameran. Hal ini tentu saja penting mengingat pameran bukanlah event yang dapat disiapkan dalam satu hari sehingga komunikasi akan terus berlangsung, mulai dari tahap briefing hingga proses loading out.

Adapu vendor pameran terbaik akan memberikan informasi detail mengenai kebutuhan, timeline, material hingga berbagai estimasi lainnya. Semakin rinci informasi yang diberikan, semakin kecil pula risiko kesalahan teknis yang dapat terjadi. Vendor profesional juga umumnya memiliki staf khusus yang memastikan semua komunikasi tercatat.

 

4. Cek paket yang tersedia sebelum deal

Sebelum memastikan keputusan secara final, pastikan vendor yang Anda pilih menyediakan detail paket layanan yang dimiliki. Beberapa vendor bahkan menyediakan semacam proposal yang berisi detail layanan, ukuran material yang digunakan, jenis perangkat hingga estimasi biaya. Dari sini dapat terlihat seberapa profesional layanan mereka.

Ada juga vendor yang menyediakan gambar desain atau mockup untuk booth maupun area pameran. Desain ini dapat memberi gambaran apakah proporsi booth sudah tepat atau apakah area display tertata dengan baik. Anda bahkan dapat melakukan revisi apabila ada desain yang kurang sesuai sebelum melakukan instalasi booth pameran.

 

5. Lihat review dan testimoni klien sebelumnya

Apabila ada banyak klien sebelumnya yang memberikan ulasan positif, baik di website, sosial media hingga Google Review, hal tersebut menunjukkan bahwa vendor bekerja dengan profesional. Testimoni yang baik tentu bukan hanya terkait hasil akhir, namun juga bagaimana kinerja vendor tersebut secara keseluruhan.

Penilaian negatif juga perlu diperhatikan lantaran terkadang review yang jujur juga akan membantu Anda mengantisipasi hal-hal tertentu. Namun, perhatikan juga bagaimana respon vendor tersebut, apakah dapat memperbaikinya atau tidak. Selain itu, transparansi dari hasil project maupun dokumentasi proses kerja juga penting untuk memastikan kinerja mereka.

 

Kesalahan Umum Saat Memilih Vendor Event Pameran

Banyak klien pameran sering melakukan kesalahan tanpa disadari saat memilih vendor. Salah satunya dengan menghubungi pihak vendor terlalu mepet dengan hari acara. Padahal, saat klien terlambat menghubungi vendor, waktu produksi yang dibutuhkan akan lebih terbatas sehingga hasilnya cenderung seadanya.

Supaya hasilnya lebih maksimal, Anda sebaiknya menghubungi vendor jauh-jauh hari sebelum acara berlangsung. Biasanya, pihak vendor pameran memerlukan waktu 1-2 bulan untuk memastikan produksi booth maupun kelengkapan acara terpenuhi dengan baik. Selain itu, ada juga beberapa kesalahan umum yang dilakukan seperti:

 

1. Hanya fokus pada harga termurah

Ketersediaan budget memang merupakan pertimbangan penting, namun vendor dengan penawaran harga yang tidak masuk akal tentu akan memberi kerugian bagi para penyelenggara acara. Mulai dari kualitas material booth pameran, waktu pengerjaan hingga bagaimana vendor tersebut meng-handle event yang sudah direncanakan.

Jika hal tersebut terjadi, Anda tidak hanya akan merasa rugi secara visual pameran, namun juga dari segi reputasi. Oleh karena itu, ada baiknya Anda memilih vendor dengan harga yang wajar namun sudah terbukti kualitasnya. Daripada sekadar mengejar harga yang paling rendah namun hasilnya asal-asalan, tentu akan sangat berisiko.

 

2. Kurang detail mengecek portofolio

Banyak penyelenggara pameran hanya melihat portofolio secara sekilas tanpa benar-benar memperhatikan kualitas vendor secara detail. Mulai dari desain yang konsisten, jenis pameran yang pernah ditangani hingga kualitas produksinya. Tanpa mengecek portofolio, Anda berisiko memilih vendor pameran yang tidak berpengalaman sesuai bidangnya.

Melihat portofolio dengan detail memungkinkan klien menilai apakah vendor tersebut cocok dengan kebutuhan spesifik lainnya. Selain itu, portofolio yang beragam menunjukkan vendor memiliki kapasitas, tim yang solid serta kemampuan dalam menangani kendala. Semakin berpengalaman vendor, semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan teknis di lapangan.

 

3. Tidak membandingkan lebih dari satu vendor

Banyak klien yang langsung memilih vendor yang mereka temui tanpa adanya perbandingan. Padahal, membandingkan setidaknya tiga vendor berbeda akan membantu Anda mendapatkan gambaran lebih luas mengenai harga produk dan penyewaan, layanan yang diberikan hingga peralatan pendukung apa saja yang tersedia.

Tidak melakukan perbandingan bisa saja membuat Anda kehilangan kesempatan untuk mendapatkan vendor dengan harga sewa yang lebih terjangkau serta dengan kualitas produk maupun layanan yang lebih baik. Anda bahkan juga dapat memperoleh vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan pameran dan acara yang sebelumnya direncanakan.

Itulah beberapa hal yang harus Anda perhatikan sebelum memilih vendor yang tepat untuk acara pameran. Event seperti ini memang memerlukan eksekusi visual dan teknis yang baik untuk memastikan kesan profesional dan meningkatkan interaksi dengan pengunjung. Dengan vendor yang tepat, acara akan berlangsung lebih lancar dan sesuai konsep.

Kendati demikian, memilih vendor pameran yang tepat bukanlah perkara mudah. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, termasuk portofolio dan review dari para klien sebelumnya. Jadi, pastikan Anda memilih vendor yang tepat seperti Naremax.com yang sudah dipercaya ribuan klien dan event terbaik di seluruh Indonesia!